Международные стандарты в области работы с документами

Международная организация по стандартизации, ИСО, образована в 1947 г. и представляет собой всемирную федерацию национальных органов стандартизации (в настоящее время их около 130).

Разработка международных норм и стандартов обычно поручается техническим комитетам ИСО. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г.

Международный стандарт ИСО 5127–2001 «Информация и документация — Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation — Vocabulary) содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией.

Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными системами.

Проставление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988, а оформление конвертов для корреспонденции  — с  ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993.

Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация».

Комитет ТС 46 имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество — Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11 «Управление архивами/документами».

В целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны три международных стандарта: две части ИСО 15489–2001 «Информация и документация — Управление документами» (ISO 15489–2001,  Information and documentation — Records management, Parts 1,2) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация — Процессы управления документами  — Метаданные документов» (ISO/TS 23081– 1:2004  Information and documentation  — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles).

В 2016 году вышла обновленная версия международного стандарта по управлению деловой документацией ИСО 15489–1:2016 «Информация и документация. Управление документами» (ISO 15489– 1:2016, Information and documentation — Records management, Part 1), что связано с актуальностью рассматриваемых в нем положений.

Принципиально важно, что стандарт определяет управление документами как одну из функций управления организацией, которая отвечает за «эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, включая процессы ввода в систему и сохранения в ней в форме документов доказательств и информации о деловой активности и отдельных управленческих операциях».

Организация должна обеспечить создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать все ее бизнес-функции.

Организации должны определить и документально оформить политику (policy) в области управления документами. Этот документ должен быть утвержден на самом высоком уровне принятия решений и доведен до сведения всех работников организации.

Должна быть установлена ответственность за его соблюдение. В организации также должны быть созданы документы (стандарты, руководящие указания), регламентирующие все разделы ее работы с документной информацией.

Ответственность и полномочия в области управления документами других работников обязательно должны быть определены, закреплены (в должностных инструкциях) и сделаны общеизвестными в организации.

Только в этом случае при необходимости будет ясно, кто ответственен за выполнение (или не выполнение) определенных действий с документами.

В соответствии с ИСО 15489 «система управления документами (документная система)  — информационная система, которая собирает (вводит в систему) документы, управляет документами и обеспечивает к ним доступ в течение времени». Понятие «система» в стандарте ИСО 15489 используется в широком смысле и включает людей и процессы наравне с инструментами и технологиями.

Хотя стандарт применим для работы с документными формами на любых носителях (как бумажных, так и электронных), в первую очередь он наиболее полезен для организаций, работающих с электронными документами и в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В соответствии с идеологией стандарта ИСО 15489 производственные и управленческие процессы в организации также, как и поддерживающие их информационные технологии и программные приложения (в том числе и САДД или иные технологии работы с документами), должны быть разработаны или модифицированы таким образом, чтобы неотъемлемой частью повседневной деятельности организации являлось создание соответствующих документов и их включение в систему управления документами.

Но и другие предприятия для повышения качества работы с документами и в целом эффективности своей деятельности могут применять стандарт ИСО 15489 путем внесения его положений в свои внутренние регламенты, устанавливающие принципы и правила ДОУ.

Российское законодательство, установившее рекомендательный характер отечественных стандартов, это позволяет.

Среди негосударственных международных организаций ведущую роль играет созданный в 1948 году в рамках ЮНЕСКО Международный совет архивов (МСА, International Council on Archives), имеющей более 1700 членов в 174 странах и регионах.

Как профессиональная организация мирового архивного сообщества МСА способствует сохранению, развитию и использованию всемирного архивного наследия, в том числе и в электронном виде.

Кроме МСА на международном уровне действуют авторитетные организации: Ассоциация управляющих документацией и администраторов (Association of Records Managers and Administrators), Исторические архивы Европейского союза (Historical Archives of the European Communities), Международный трест по управлению документацией (International Records Management Trust) и др.

Отраслевые научные конференции, проводимые ВНИИДАД или разработчиками аппаратного или программного обеспечения ДОУ

Например, «DOCFLOW», обзоры законодательства, аналитическая информация по различным аспектам делопроизводства и архивного хранения документами, которые содержится на сайтах фирм-разработчиков САДД, отечественные периодические издания (журналы «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии») — все это доступные и очень эффективные инструменты получения актуальной информации для руководителей предприятий и службы ДОУ.