Требования к тексту управленческого документа

Каждый из реквизитов играет определенную роль при создании и использовании документа. Однако наибольшую функциональную и управленческую значимость имеет реквизит 18 — «Текст документа».

Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого действия, грамматически иFлогически согласованную информацию о нем.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В этом разделе будут рассмотрены общие требования к оформлению и составлению текста организационно-распорядительных документов.

В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

Текст управленческого документа фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной и своевременной.

Для того чтобы побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, эта информация должна быть изложена последовательно, связано, непротиворечиво и убедительно. Т. е. изложение информации в управленческом документе должно вестись аргументировано и логично.

За последние 100–150 лет в языке делового документа выработались такие способы выражения содержания документа, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового языка, которая свидетельствует о неличном характере взаимоотношений между автором и адресатом документа и  наличии между ними определенной дистанции. Ранее мы говорили об одном из свойств управленческой информации — ее официальном характере.

Так как участники делового общения действуют от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Это выражается в том, что из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Например, не так давно появился новый вид документа, который можно отнести к группе организационных документов — кодекс корпоративной этики.

В нем формулируются основные ценности и цели компании, принципы, на основе которых строятся ее отношения с партнерами, клиентами и государством, этические нормы и  правила поведения ее сотрудников.

Высокое качество документа определяется его краткостью, которая не должна достигаться в ущерб полноты изложения. Достоинство краткости — возможность для читателя охватить мысленно весь документ в целом.

Краткость текста выражается в немногословности, умении изложить мысль сжато, лаконично.

В текстах документов не следует использовать так называемые плеоназмы (от греческого pleonasmos — излишество) — смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающего значения, например, «своя автобиография» (разве автобиография может быть чужой), «сервисное обслуживание» (сервис — это уже обслуживание), в «июле месяце» и т. д.

Русский язык богат синонимами — словами, разными по звучанию, но близкими по содержанию.

Но в служебном документе при выборе синонимов следует учитывать их смысловые оттенки, а также сочетаемость с другими словами и соответствие стилю документа. Например, широко употребляемое слово «надо» — относится к разговорной лексике. В деловой переписке лучше использовать его синоним — «необходимо».

При неоднократном использовании какого-либо наименования (документа, организации, структурного подразделения и т.д.) в текст может быть введено его индивидуальное сокращение.

При этом после первого упоминании его полного названия в скобках указывается его сокращенное название и в дальнейшем используется только это индивидуальное сокращение.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа и автором текста, и его адресатом.

Терминология, которая используется в управленческой документации — это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ.

Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным данному адресату, следует в скобках дать ему пояснение.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Знание правил составления документов и умение составлять документы обязательны для любого специалиста в области управления.

Помочь в развитии чувства слова и стиля может вдумчивое отношение к текстам служебных документов, повышение общего уровня образованности, чтение специальной и художественной литературы.

Сегодня большое внимание уделяется внешнему виду документа: выбору шрифта, его цвету и т.д. Но самое главное украшение документа –правильный и выразительный русский язык.

Такие свойства управленческой информации как ее повторяемость и тематическая ограниченность позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа.

Это позволяет сократить время, требующееся для создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтен легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.

Лингвистический контент-анализ исследует грамматические особенности текста (длину абзацев и фраз, порядок слов в предложении и т.д.).

На основании этого могут быть сделаны выводы: кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.

При изучении информативной емкости языков проводилась статистическая обработка большого количества текстов, а также сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки.

Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4–5 раз.

Так был установлен, с этой точки зрения, факт избыточности естественных языков, что еще раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом.